Spesso si è convinti che la preparazione di un Business Plan abbia senso per attività imprenditoriali di grandi dimensioni e per grandi aziende. Tale convinzione, a mio parere, deriva dal fatto che spesso non si sa esattamente a cosa serva un Business Plan. Consapevolezza.

Molti imprenditori, grandi e piccoli, hanno delle ottime intuizioni ma che non sono sufficienti per mettere la propria attività in condizioni di trarne profitto. Spesso manca la consapevolezza delle problematiche correlate all’idea che si sta elaborando.

Gli elementi da analizzare a fondo principalmente sono:

  1. lo sviluppo della nuova attività in funzione delle quantità vendute;
  2. l’impatto che tale attività avrà sul bilancio dell’azienda.

Per arrivare a questa sintesi sono necessarie diverse analisi la cui complessità può variare da caso a caso.

Preparare correttamente e compiutamente un Business Plan serve proprio ad organizzare tutte le analisi necessarie per dare un’adeguata consapevolezza all’imprenditore su utilità e sostenibilità della nuova attività. Dall’intuizione all’impresa.

Motivazioni alla base di un Business Plan

Un Business Plan viene scritto per fare un’analisi contestuale del progetto e per conoscere a fondo gli effetti interni ed esterni che il business avrà sulla propria attività.

Ma un Business Plan può essere scritto anche per presentare l’idea a un possibile partner, economico e/o finanziario. A un ente pubblico che potrebbe finanziarne una parte. A dei clienti o dei fornitori coinvolti dal piano.

I cosiddetti stakeholder, i soggetti interessati a quanto contenuto nel piano, possono essere molteplici e differenti per natura, per tipologia di interesse, per ruolo.

Nello scrivere un Business Plan è possibile che debbano essere tenuti in conto diversi aspetti che interessano diversi soggetti. La qualità del documento in termini di organizzazione, chiarezza e adeguatezza lessicale, diventano elementi strategici per il successo dell’iniziativa.

Struttura

La struttura di un Business Plan e dei suoi contenuti non sono né obbligatori né fissi ma dipendono dal tipo di idea imprenditoriale che si vuole studiare nonché dalla tipologia di lettori che l’autore del documento prevede di avere. Anche un piccolo business può richiedere diverse analisi mentre un grande business potrebbe richiederne poche ma più complesse.

Esistono svariati esempi sul web di come scrivere un Business Plan. Un possibile sommario potrebbe essere come quello sotto riportato.

Non tutti i punti sono indispensabili mentre magari potrebbero essere necessari ulteriori approfondimenti non indicati nell’esempio.

Stesura

Il documento può essere realizzato dapprima come presentazione a slide (ad esempio con applicativi come MS Powerpoint o come Apple Keynote o come Impress di Libre Office). Con tale approccio è possibile concentrarsi sui concetti più importanti da segnare come “appunti” nella presentazione. Esistono molti siti che offrono template, gratuiti o a pagamento, che permettono di realizzare presentazioni accattivanti da utilizzare in eventuali incontri con gli stakeholder.

Molto utile è la realizzazione di schemi grafici o di grafici con la presentazione che poi potranno essere riutilizzati nel documento finale.

Successivamente è possibile passare alla stesura del documento di pianificazione che potrà essere realizzato con MS Word, Apple Pages o con Writer di Libre Office.

Presentazione vs Documento

Non sempre è necessario realizzare un vero e proprio documento di pianificazione. Spesso è sufficiente la presentazione a slide a patto che sia ben strutturata, gradevole e completa.

Scrivere un documento è spesso molto oneroso e costringe ad un’attenta valutazione della qualità della scrittura che deve risultare chiara, di facile lettura e con termini sempre appropriati. Documenti di questo genere sono frequentemente oggetto di specifiche professionalità.

La presentazione è molto più agevole da utilizzare negli incontri di discussione e proposta del progetto, è gradevole da svogliare, consente di focalizzare bene i concetti esposti.

Il più grande limite della presentazione è però quello che, per la sua stessa natura, non dovrebbe riportare testi lunghi e quindi, nella sintesi e nella “struttura visual“, a punti e diagrammi, che la caratterizza, spesso soffre della possibilità di fraintendimenti o incomprensioni. Chi “legge” una presentazione spesso non comprende sino in fondo i contenuti che sono solo appuntati.

La parte più importante di un piano di business è costituita dall’elencazione dei valori offerti dal progetto, il contesto di business ove si colloca, le cifre che ne caratterizzano il dimensionamento e la gestione. Tutti questi elementi sono facilmente sintetizzabili in una presentazione e spesso sono le uniche cose che vengono realmente lette e approfondite dagli interessati.

Così come la relazione integrativa di un bilancio deve essere breve e puntuale, dato che la parte importante sono i prospetti quantitativi, anche un business plan deve essere orientato alla puntuale comprensione del progetto e alla sua sintetica valutabilità.

Business Canvas e SWOT Analysis

Due utili strumenti, legati alle metodologie di brainstorming sono la Business Canvas e la SWOT Analysis. Tali strumenti, se utilizzati in modo accurato, possono fornire in modo sintetico e visuale molte informazioni “qualitative” sul progetto che si vuole presentare.

La loro importanza non va però nemmeno enfatizzata: sono strumenti e come tali vanno considerati.

La Business Canvas mette in relazione gli elementi che contribuiscono alla realizzazione dei Ricavi rispetto a quelli che rappresentano fonti di Costo.

La SWOT Analysis evidenzia invece l’incrocio elementi favorevoli ed elementi critici del progetto sia rispetto a quanto è possibile controllare o che comunque è di origine endemica, sia rispetto agli agenti esterni alla propria realtà imprenditoriale che spesso sono fuori dal nostro controllo.

Piano economico-finanziario

Probabilmente è la parte più letta e approfondita nei Business Plan anche se non andrebbero mai sottovalutate le altre parti. Questo capitolo dovrebbe essere la sintesi numerica dei concetti valutati nei capitoli precedenti e non per caso, infatti, è l’ultimo.

Come indicato all’inizio di questo articolo, le prospettive rispetto alle quali è utile illustrare le proprie analisi sono le seguenti:

  1. lo sviluppo della nuova attività in funzione delle quantità vendute;
  2. l’impatto che tale attività avrà sul bilancio dell’azienda.

E’ importante evidenziare che la prima tipologia di analisi è valutata in funzione della misura del mercato che il progetto è in grado di fare proprio mentre la seconda tipologia di analisi è incentrata sullo sviluppo cronologico del business.

Nel primo caso il focus è la comprensione della sostenibilità del progetto in ragione della dimensione di costi e ricavi. Nel secondo caso il focus è l’evoluzione cronologica del business e la sua dipendenza dai vari elementi correlati al fattore tempo come, ad esempio, il costo dei finanziamenti.

L’incrocio delle due analisi porta alle valutazioni sul punto di pareggio e sull’entità dei profitti. Perché il progetto sia interessante, infatti, non solo deve produrre utili ma deve anche garantire il fatto che per perseguire gli obiettivi debbano essere utilizzati mezzi e risorse compatibili con l’attività.

Business Plan in una parola: consapevolezza

La parola chiave rispetto alla quale si deve scrivere e leggere un Business Plan è la consapevolezza. Affrontare un nuovo progetto comporta vari livelli di consapevolezza:

  1. interesse: quanto realmente riteniamo utile intraprendere il progetto
  2. sostenibilità: a cosa ci costringe il perseguimento degli obiettivi del progetto
  3. rischio: a quali rischi ci espone il progetto e per quanto tempo
  4. risultati: quanti e quali risultati riteniamo che potremo avere nel tempo grazie al progetto
  5. condivisione: con quanti e quali soggetti è condivisibile il progetto nella sua realizzazione e nei suoi frutti (sia per il target che per i profitti)

Per ognuno dei punti sopra elencati potrebbero essere scritti degli specifici articoli ma è bene avere chiaro che il raggiungimento di questo grado di completezza nella consapevolezza è il vero obiettivo nella stesura di un Business Plan. Più sarà elevato tale grado, più saremo in grado di affrontare e gestire il progetto e più saremo considerati credibili dai nostri interlocutori, qualunque siano la loro modalità di interazione e importanza nel progetto.