Soprattutto nelle community professionali come LinkedIn, è impossibile non imbattersi in post, articoli e caroselli relativi alla digitalizzazione. Ma cos’è la digitalizzazione?

Questi articoli per lo più sono scritti da aziende e consulenti che offrono servizi in tale ambito. La digitalizzazione è l’evoluzione naturale delle politiche sulla innovazione che a sua volta è parte dell’ampio movimento inerente la famosa Industria 4.0 (e versioni successive…).

Cosa vuol dire “digitalizzazione”?

Ho curiosato un po’ in giro e, come prevedibile, ho trovato un po’ di tutto: via la carta(!), serve il gestionale giusto, CRM, Cloud, AWS (e simili) più tutto l’indotto inerente la cybersecurity.

I manager vengono quindi bombardati da un sacco di termini che in modo vario, creativo e, talvolta, un po’ oscuro, indicano grosso modo la stessa cosa: ci si deve dotare di sistemi informativi adeguati e aggiornati.

Ma cosa vuol dire praticamente?

All’inizio la digitalizzazione era legata prevalentemente al concetto di eliminazione completa dei documenti cartacei, difficili da gestire in termini di catalogazione, reperimento e stoccaggio. Inoltre, la carta, si sa, brucia e con lei tutto lo storico (voglio sperare che il problema della carta sia ormai superato).

Eliminare la carta però non significa aver risolto il problema perché digitalizzare significa anche gestire elettronicamente informazioni, dati e processi.

Cosa serve per la digitalizzazione?

Quindi servono sistemi che gestiscano non solo gli aspetti documentali ma anche quelli produttivi dell’azienda. Questo è sicuramente un capitolo molto ampio e complesso dove spesso si sono fatte scelte frettolose o legate alle mode del momento.

Purtroppo si è dimostrata spesso una certa carenza di un’adeguata cultura nel campo della scienza dell’informazione nonostante esistano eminenti università che formano molto bene sin dagli anni ‘80 su questi temi.

Poi c’è tutto il tema della Business Intelligence ovvero:

Cosa ne facciamo di tutti questi dati?

Sappiamo di averli? Sappiamo come utilizzarli, elaborarli, schematizzarli, analizzarli?

Sono stati realizzati molti sistemi a supporto di questa fase e tutti orientati a facilitare il più possibile la navigazione dei dati (database multidimensionali, drill down, pivoting e rotating). Studi e sviluppi avanzati risalgono già agli anni ‘90 ad opera di tutti i grandi produttori di software come Oracle. Ma quanto le PMI fanno ricorso a queste tecnologie?

L’unica vera “tecnologia” che si è affermata negli anni è il foglio elettronico, nato ai tempi di Lotus 123 (anni ‘80) e affermatosi con Microsoft Excel e tutti i prodotti open source che tentano di uguagliarlo.

Manager e personale amministrativo si sono buttati a capofitto nell’uso di questo strumento seguendo corsi, utilizzando template, pavoneggiandosi con termini del tipo “tabella pivot”. Ma se con la carta la vita era dura, con Excel non si è necessariamente semplificata. Sono iniziati gli errori con le formule, la visione limitata ad alcuni aspetti, l’uso di excel al posto dei database e così via.

Digitalizzazione o informatizzazione?

Ora la chiamiamo digitalizzazione, un tempo informatizzazione, ma il concetto è sempre lo stesso: gestire un’attività in modo adeguato ed efficace, soprattutto nei tempi correnti, caratterizzati da digitale e globalizzazione, richiede molto software. Per gestire i processi produttivi, per generare, inviare e archiviare documenti, per analizzare i dati, per fare previsioni attendibili, per inviare domande di contributo agli enti pubblici e per preparare i relativi rendiconti.

Sembrano cose banali e acquisite ma molto spesso non lo sono e non solo nelle piccole e medie aziende. Le grandi aziende si sono salvate (forse) per la grande mole di dati trattata che le ha costrette ad attrezzarsi già tempo fa. Ma la cultura dell’informazione aziendale, a parer mio, non è ancora un fatto acquisito e non solo tra gli imprenditori di una certa età.

A cosa serve la digitalizzazione?

Per redigere un bilancio, consuntivo o previsionale, per formulare e adottare una strategia, per monitorarne l’efficacia, servono informazioni, serve un processo totalmente integrato e informatizzato (oops, digitalizzato).

Servono esperti che sappiano fare bene il proprio mestiere e che non partano dalla necessità di vendere un prodotto, una soluzione o giorni uomo da fatturare. Servono esperti che sappiano prima di tutto comprendere le necessità delle aziende che, pur essendo spesso molto simili tra loro, hanno sempre specificità che meritano attenzione e approfondimento.

Ci si può “digitalizzare” da soli?

Le aziende vanno guidate e istruite perché un’azienda digitalizzata (o informatizzata) richiede un approccio più evoluto e differente anche da parte di tutto il Personale. Il Management dovrà farsi promotore della motivazione al ricorso a tale nuovo approccio non solo delegandolo agli amministrativi e ai tecnici ma cercando di entrare il più possibile nella cultura che sta alla base di tutto ciò: la cultura dell’informazione.